Printing
Met PSS wordt documentbeheer en printen simpel en effectief: minder papierwerk, meer veiligheid en goed voor het milieu. Wij regelen alles, zodat jij je kunt richten op wat echt telt in je bedrijf.
Documentafhandeling en printen
De afhandeling van documenten gaat steeds meer digitaal en we printen dus steeds minder. Veel communicatie gaat digitaal en zelfs voor het tekenen van documenten is de printer niet meer nodig. Toch staat op bijna alle kantoren nog wel een printer, vaak een multifunctionele waarop je ook kan kopiëren en scannen. PSS kan helpen bij het digitaliseren van uw processen, dit is niet alleen beter voor het milieu maar ook veiliger en verhoogt de productiviteit.
Printen
Ondanks de toenemende digitalisatie is het toch vaak wel handig dat er iets geprint kan worden. Er zijn verschillende soorten printers daarom is het belangrijk om je af te vragen wat de printer allemaal moet kunnen. Moet deze in het netwerk, wil je via WiFi kunnen printen, wil je ook scannen naar mail of de cloud? Bij deze vraagstukken willen wij u graag helpen.
Verschillende type printers
• Inkjetprinters: Geschikt voor kleine kantoren om af en toe wat printen.
• Laserprinters: Hoge afdruksnelheid en hoge kwaliteit van de afdrukken.
• Multifunctionele printers, ook wel all-in-one printers genoemd. Deze machine kan naast printen ook kopiëren en scannen.
• Netwerkprinters. Dit zijn printers die gedeeld kunnen worden via een netwerk.
• Printers voor specifieke oplossingen, denk aan fotoprinters, grootformaatprinters, uv-printers, 3D-printers, thermische printers, plotterprinters enzovoort
In de meeste gevallen volstaat een laserprinter of een multifunctionele printer. PSS kan losse printers leveren maar ook printers inclusief automatisch toner levering en support. Hiermee zit u nooit zonder toners en wordt u snel geholpen bij een storing.
Veiligheid is ook belangrijk bij printen. Op sommige kantoren staat er een printer op een centrale plek, bij het printen van gevoelige documenten is dat niet zo prettig. Ons advies is om dan een kleine printer op het betreffende kantoor te plaatsen of gebruik te maken van follow-me printing. Follow-Me printing, ook wel bekend als Pull Printing of Secure Printing, is een printbeheeroplossing die wordt gebruikt om de beveiliging en efficiëntie van het afdrukken in een organisatie te verbeteren. Het stelt gebruikers in staat om een afdruktaak naar een netwerkprinter te sturen, maar de daadwerkelijke afdruk wordt pas gemaakt wanneer de gebruiker zich fysiek bij de printer bevindt en zich identificeert. Dit kan met een pincode, een token of RFID-kaart een biometrische scan of andere authenticatiemethoden.
Voordelen van Follow-Me printing:
• Beveiliging: Gevoelige documenten worden niet onbedoeld achtergelaten op de printer, waardoor het risico op vertrouwelijke informatielekken wordt verminderd.
• Kostenbeheer: Follow-Me printing stelt organisaties in staat om afdruktaken te monitoren en te controleren, wat kan leiden tot een efficiënter gebruik van printbronnen en kostenbesparingen.
• Flexibiliteit: Gebruikers kunnen afdrukken vanaf elke geschikte printer in het netwerk, wat handig is in omgevingen met meerdere printers.
• Minder verspilling: Ongeautoriseerde afdrukken en afdrukken die nooit worden opgehaald, worden verminderd.
• Milieuvriendelijk: Minder onnodig afdrukken draagt bij aan milieuvriendelijkheid door het gebruik van papier en toner te verminderen.
Documentafhandeling
Efficiënte documentafhandeling is een belangrijke schakel in elke succesvolle onderneming. Het gaat verder dan alleen het opslaan en delen van bestanden. Het gaat over het stroomlijnen van processen, het verbeteren van productiviteit en het waarborgen van beveiliging.
De meest simpele en veel gebruikte manier is scannen, een papieren document wordt door de scanner naar een e-mailadres, (cloud)bestandsmap of USB stick gestuurd. Er is heel veel mogelijk waarmee processen efficiënter en veiliger worden. Door hier goed naar te kijken en een passende oplossing te kiezen kan er veel geld worden bespaard. Een aantal voorbeelden:
• Digitaal archief in plaats van kasten vol papieren archieven
• Workflows optimaliseren, bijvoorbeeld het automatisch verwerken van digitale facturen
• Toegang tot vertrouwelijke en gevoelige informatie is digitaal heel goed in te regelen
• Het voldoen aan wettelijke en branche gerelateerde voorschriften met betrekking tot documentbeheer en -bewaring
• Het faciliteren van naadloze samenwerking door het delen en bewerken van documenten, ongeacht de locatie van uw medewerkers
De specialisten van PSS kijken graag samen naar uw processen om in kaart te brengen waar optimalisatie mogelijk is.
Digitaal ondertekenen
Het tijdperk van het handmatig ondertekenen van documenten met pen en papier behoort tot het verleden. Met digitaal ondertekenen wordt het proces van documentafhandeling sneller, gemakkelijker en veiliger dan ooit tevoren.
Voordelen van digitaal ondertekenen:
• Tijdwinst: Documenten kunnen binnen enkele minuten worden ondertekend, ongeacht de locatie van de ondertekenaars. Geen papierwerk, geen verzendkosten.
• Beveiliging: Met sterke authenticatieprotocollen en versleutelingstechnologieën is digitaal ondertekenen uiterst veilig en rechtsgeldig.
• Traceerbaarheid: U kunt de voortgang van documenten in realtime volgen, inclusief wie, wanneer en waar heeft ondertekend.
• Efficiëntie: Automatiseer repetitieve taken zoals herinneringen en archivering, waardoor uw workflow soepeler verloopt.
• Milieuvriendelijkheid: Verminder uw ecologische voetafdruk door papiergebruik te minimaliseren.
Onze digitaal ondertekeningsoplossingen passen naadloos in uw bedrijfsprocessen, of u nu juridische overeenkomsten, contracten, offertes, of andere documenten nodig heeft die moeten worden ondertekend.
Veelgestelde vragen over deze dienst.
Inkjetprinters gebruiken vloeibare inkt om afbeeldingen en tekst op papier af te drukken, terwijl laserprinters tonerpoeder gebruiken dat wordt gefixeerd met een laserstraal. Laserprinters zijn over het algemeen sneller en geschikter voor tekstafdrukken, terwijl inkjetprinters vaak beter zijn voor kleurenafdrukken en foto's.
Het digitaliseren van documenten begint met het scannen van papieren documenten naar digitale bestanden. Vervolgens kunt u documentbeheersystemen en digitaal ondertekenen implementeren om papierwerk te minimaliseren
Digitaal ondertekenen versnelt het ondertekeningsproces, verhoogt de beveiliging, maakt documenten traceerbaar en vermindert het gebruik van papier. Het biedt ook de flexibiliteit om documenten vanaf elke locatie te ondertekenen.
Documentafhandeling verbetert de efficiëntie door het stroomlijnen van workflows, snellere toegang tot informatie, minder papierwerk, en de mogelijkheid om documenten eenvoudig te delen en te bewerken, ongeacht de locatie van gebruikers.
Kostenbesparingen op printopdrachten kunnen worden bereikt door dubbelzijdig afdrukken te bevorderen, onnodig afdrukken te verminderen, efficiënte printers te kiezen en gebruik te maken van printbeheeroplossingen om printtaken te monitoren en te beheren.
Ja, dit is goed mogelijk als de printer dat ondersteund.
